Wil jij efficiënter werken én meer rust in je hoofd? 20 tips 4U!

Het weekend is voorbij, het is maandag. Je mag weer naar kantoor of voelt het als moeten……

Uit onderzoek blijkt dat heldere processen, gestructureerde taken en een overzichtelijke planning de basis zijn voor betrokkenheid van medewerkers. Als jij precies weet wat er van je verwacht wordt, wanneer je dat moet doen en wie je daarvoor nodig hebt, dan ben jij een echte betrouwbare professional. Dat is toch wat je wil?

En wat als ik je vertel dat het aanbrengen van structuur zorgt voor meer werkplezier. En dat meer werkplezier zorgt voor meer rust in je hoofd. En dat meer rust in je hoofd ervoor zorgt dat je meer energie krijgt. En die nieuwe energie zorgt er op zijn beurt weer voor dat jouw productiviteit verhoogd. En niet alleen op het werk, want deze energie neem je ook mee naar huis!

Misschien is je werkplek de laatste tijd veranderd in een soort opslagplaats van werk en weet je eigenlijk niet zo goed waar je moet beginnen. Ik help je graag om structuur aan te brengen in deze chaos, met deze 20 tips 4U!

Nu denk je misschien, maar ik heb geen tijd hiervoor. Ik moet werken! Wat je gaat doen is een heel belangrijk deel van je werk. Het is eigenlijk de basis van je werk. En als deze basis op orde is, werk jij efficiënter, dus hou je tijd over.

Geloof je me niet?

De onderstaande tips zorgen gegarandeerd voor al deze dingen, zodat jij op maandag wel zin hebt om aan het werk te gaan….nou ja, met de welbekende maandagochtend dip natuurlijk 😊

Soms kijk je enorm tegen iets op, dan blijf je het maar uitstellen en uitstellen en als je het dan uiteindelijk toch hebt gedaan, vraag je je af waarom je het zo uitgesteld hebt. Nou dat geldt ook zo voor opruimen. Het is een welbekende term en ik gebruik hem graag “een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd”. Ik heb dit al vele malen ondervonden bij mensen en het is echt waar. Net zo waar als dat “chaos in je huis, chaos in je hoofd” betekent.  

Dus bij deze een cursus zelfmanagement voor structuur en efficiënt werken!

Tip 1    Start met verzamelen. Leg al je stapels papier die zichtbaar zijn in je kantoor bij elkaar.

Tip 2    Vervolgens ga je aan de slag. Maak van die grote werkstapel nu verschillende stapels. Maak een stapeltje opruimen, to do, archiveren, weggooien, betalen, lezen,…..

Tip 3    Begin met de stapel opruimen, dit zijn de documenten die je regelmatig nodig hebt. Pak ieder document vast, beoordeel waar het hoort en berg het op. Bewaar alles op zo’n manier, dat je het ook snel weer terug kunt vinden. Bijvoorbeeld in een ordner met tabbladen op alfabet of hangmapjes met diverse onderwerpen.

Tip 4    Dan de stapel to do. Plan de to do’s in op een manier die bij je past. De ene vindt het fijn om met een to do-boekje te werken, de ander zet alles in notities van zijn mobiel of op zijn notebook. Kies de manier die bij je past, maar hou wel vast aan die manier. Begin je digitaal, ga er dan volledig voor. Kies je ervoor om alles op te schrijven in een to do-boekje, zorg dan voor een slim overzicht.

Tip 5    Maak je to do-lijstje overzichtelijk, zodat je niet elke dag alle acties hoeft te doorlopen om te bepalen welke je die dag moet doen.

Tip 6    Gebruik geen vage omschrijvingen. Als je een to do-lijst maakt, zorg dan dat je duidelijk de actie opschrijft. Als je te kort bent in je tekst, weet je later niet meer wat je precies moest doen én moet je er nog een keer over nadenken = niet efficiënt.

Tip 7    Plan niet te veel taken op dezelfde dag. Het lijkt logisch, maar het gebeurt toch erg vaak. Als je te veel taken op een dag plant, dan is er een groot risico dat je ze niet allemaal af kunt werken. Dat voelt niet lekker. Zorg daarom voor bijvoorbeeld een top 3 van de taken die je die dag af moet hebben. Reële doelstellingen zorgen voor reële resultaten en voor een gevoel van controle.

Tip 8    Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om de taak af te werken. Schat bij het plannen in hoeveel tijd je nodig hebt voor de actie. Als de actie langer dan een kwartier duurt, is het slim om dit vast te leggen in je agenda, zodat je rekening kunt houden met deze langere taak.

Tip 9    Archiveer de stapel met te archiveren. Te archiveren zaken zijn vaak documenten die je eigenlijk niet meer nodig hebt, maar die niet weg mogen. Bijvoorbeeld door een bewaartermijn van de belasting. Werk de stapel weg op een logische manier. Denk weer aan een ordner met tabbladen of hangmapjes per onderwerp. Wil je digitaal gaan werken, kies er dan voor om alles in te scannen en in digitale mapjes op te bergen.

Tip 10   Gooi weg wat weg kan. Dat is soms een moeilijke. De ene gooit te snel iets weg en de ander lukt het niet om iets weg te gooien. Pak het document vast, beoordeel of je het echt moet bewaren. Stel jezelf de volgende vragen: Heb ik het later nodig? is het verplicht om te bewaren? Kan ik deze informatie nog ergens anders terugvinden (zoals op een digitaal portaal)? Als je het antwoord op de vraag weet, weet je wat je met het document moet doen.

Tip 11   Te betalen-stapel. Betaal wat je moet betalen of plan het in. Soms komt een factuur onbedoeld in een werkstapel terecht. Als dan een herinnering volgt is dat niet fijn. Bewaar je facturen bij elkaar in een plastic mapje, zodat ze in ieder geval bij elkaar opgeborgen zijn. Je kunt ze direct op volgorde van betalen leggen. Een goed idee is om je facturen met de juiste betaaldatum klaar te zetten in je internetbankieren, dan weet je zeker dat de factuur niet vergeten wordt.

Tip 12   De stapel lezen. Bepaal per te lezen document welke actie nodig is. Is het iets wat je moet lezen (need to know) of iets wat je wilt lezen (nice to know) of geen van beide? Bepaal eerst de actie en berg het dan op de juiste manier op. Need to know als to do en nice to know bij opruimen. Je wilt het immers terug kunnen vinden als je het nodig hebt. Valt het document onder geen van beide….. dan weg ermee!

Tip 13   De stapels van je bureau zijn nu georganiseerd. Ruim je bureau nu verder op, verzamel paperclips, pennen, nietjes, enzovoort en berg ze op een duidelijke plek op. Nu een lekker sopje over je bureaublad en klaar ben je!

Tip 14   De volgende dag voel je je heerlijk als je je kantoor binnen komt. Een leeg en georganiseerde werkplek wacht op je. Of toch nog niet? Zijn de lades in je bureau ook gestructureerd? Nee? Ga dan te werk als gisteren. Je zit nu in de flow, dus opruimen!

Tip 15   En dan nog die kast, vol met ordners van jaren oude informatie en dossiers. Maak er tijd voor. Je bent al zo ver gekomen. Waarschijnlijk kan er best veel weg, durf je het aan? Go!

Tip 16   Ondertussen blijf je keuzes maken, want terwijl jij opruimt komt nieuw werk binnen. Je laat het niet meer oplopen, maar je maakt direct de keuzes. To do? Opruimen? Betalen? En je plant de actie direct in.

Tip 17  Nog een checkvraag. Is je fysieke omgeving nu echt opgeruimd? Of zijn er ergens nog verdwaalde dozen of een geheime kast of is je auto ook een klein kantoor geworden?
Pak deze ook aan. Jammer om dat niet mee te nemen.

Tip 18   En is een opgeruimd kantoor een opgeruimd hoofd? Je moet toegeven dat het echt zorgt voor een flow. Je krijgt er zin in om alles overzichtelijk te maken en om structuur te hebben. Dus de energie is er. Nu door naar productief werken.

Tip 19   Maak een planning in je agenda. Plan tijd in voor de to do’s. Als je dit niet doet, loopt je agenda snel vol en voor je het weet, ben je je to do’s voor die dag vergeten. Kijk dagelijks eerst naar de to do’s voor die dag. Neem een lekkere kop koffie en werk ze weg.

Tip 20   Plan in je agenda wekelijks tijd om te kijken of er geen to do’s zijn blijven liggen en kijk vooruit naar volgende week.

Je zult merken dat je na het uitvoeren van deze tips efficiënter kunt werken. Je hebt meer focus, omdat je niet meer afgeleid wordt door de stapels werk. Je kunt je tijd nu veel beter invullen en dus productiever worden. Wat voor effect dat kan hebben op je bedrijf? Ik hoor het graag van je.

Je kunt deze tips ook gebruiken voor thuis. Misschien werk je thuis of ziet je administratie er allesbehalve georganiseerd uit. Gebruik dan gewoon de tips hierboven.

Wil je nu doorpakken en je fysieke werkomgeving omzetten naar een digitale werkomgeving, hou dan de tips in de gaten.

Wil je wel anders gaan werken, maar lukt het je gewoon niet om alleen die omslag te maken, neem dan contact met me op via info@organiz4u.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *